Vaste Reiskostenvergoeding

Wat is een vaste reiskosten vergoeding?
Een vaste reiskostenvergoeding is een afspraak tussen werkgever en werknemer om iedere maand hetzelfde bedrag te vergoeden voor de door de werknemer gemaakte reiskosten. Je mag hiervoor €0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Vergoed u meer dan €0,19 per kilometer, ongeacht de werkelijke kosten per kilometer, dan gaat dit bedrag in de vrije ruimte.

Uitzondering hiervoor:
1. Openbaar vervoer
Hierbij kunt u €0,19 per kilometer onbelast vergoeden of u kunt de werkelijke kosten van het openbaar vervoer onbelast vergoeden.
2. Abonnement kosten
Wanneer u voor uw werknemer een ov abonnement afsluit en de kosten voor dit abonnement zijn hoger dan de kosten van losse kaartjes, dan moet het verschil door de werknemer worden betaald of u moet de vrije ruimte gebruiken.

Waarom zou ik een vaste reiskosten vergoeding geven?
De meeste werkgevers gebruiken een vaste reiskostenvergoeding met hun werknemers, omdat dit een hoop administratief werk voorkomt. Want wordt er geen gebruik gemaakt van een vaste regeling, dan moet elke uitgave omtrent de reiskosten onderbouwd worden in de vorm van bonnetjes en afstand. Gebruik maken van een vaste regeling voorkomt dus veel zorgen.

Hoe bereken je een vaste reiskosten vergoeding?
Wanneer er een vaste reiskostenvergoeding afspraak wordt gemaakt, dan wordt deze bepaald op basis van het aantal kilometers tussen de werkplek en de woonruimte * €0,19 per kilometer * 214 werkdagen in een jaar. De 214 dagen regel wordt gebruikt omdat er in een jaar ongeveer 260 werkdagen zitten en hier moeten nog vakantiedagen, ziekte en verlof van af gehaald worden. Voor de gemakzucht wordt daarom 214 dagen gehanteerd. Om gebruik te maken van de vaste reiskostenregeling moet een werknemer van deze 214 dagen 128 (60% van 214) dagen naar de werkplek reizen. Het is dus mogelijk om twee dagen thuis te werken en 3 dagen op kantoor. Dit schaalt mee op basis van het aantal dagen in dienstverband per week, bijvoorbeeld 77 dagen wanneer iemand 3 dagen per week werkt (128*0,6 = 76,7). De bewijslast hiervoor wordt gedaan door willekeurige momenten te nemen. Let op dat wanneer een werknemer verder dan 75 km van de werkplek woont er aan het einde van het jaar een nacalculatie plaats vind.

Voorbeeld 1 omtrent een voltijds werknemer

Een voltijds werknemer leeft 20 km van de werkplek af, zijn vaste reisvergoeding wordt dan:
20 * 2 * 0,19 * 214 = €1.626,40
(Km’s * Heen en terug * 19 cent * 214 dagen).
Het maandelijkse bedrag wordt dan €135,53 (1.626,40 / 12). Dit bedrag is compleet onbelast voor de werkgever.

Voorbeeld 2 voor een deeltijd werknemer

 Een deeltijd werknemer werkt 4 dagen per week voor u, waarvan 3 op kantoor en 1 thuis. Hij komt hiervoor in aanmerking voor een vaste reiskostenvergoeding omdat hij voldoet aan de verplichte aantal dagen. Hij gaat namelijk 80% van het aantal dagen en 60% moet voor een vaste reiskostenvergoeding. Hij woont 40 km van zijn werkplek af, de som wordt dan:
40 * 2 * 0,19 * (214 * 0,8) = €2.602,24
Km * heen en terug * 19 cent * 214 dagen * 4 dagen per week werkzaam.
Het maandbedrag wordt dan €216,85 (2.602,24 / 12). Dit bedrag is compleet onbelast.